Una Guia Para Abrir Un Negocio.Parte 5

Una Guia Para Abrir Un Negocio.Parte 5

Esta es la quinta entrega de una serie de artículos elaborados con el propósito de ayudar a las personas que tienen la intención de iniciar un negocio en California. Está diseñado para el propietario de una pequeña empresa que no esté familiarizado con las leyes o los procedimientos de California. En el último artículo, discutí el proceso para obtener un número de identificación de empleador federal y abrir una cuenta bancaria. En este artículo, describiré el proceso de obtención de un contrato de arrendamiento adecuado para su negocio.

Arrendamientos Comerciales

Una de las decisiones más importantes que tomará como persona de negocios es elegir la ubicación comercial adecuada. Algunos de los factores a considerar son cuestión de sentido común. Es importante tener una ubicación comercial que sea adecuada para la empresa, que sea fácil de alcanzar para los clientes y dentro del rango de precios.

Sin embargo, igual de importantes son los términos del contrato de arrendamiento, es decir, el contrato entre el inquilino y el propietario. Debe elegir entre un arrendamiento a corto o largo plazo. Debe considerar una opción para renovar el contrato de arrendamiento al final de su término. Debe negociar los términos de renovación del espacio alquilado, si es necesario realizar alguna renovación. Debe considerar temas como el derecho de subarrendamiento, los usos aceptables para las instalaciones y una gran cantidad de otros temas abordados por el contrato de arrendamiento.

La mayoría de los clientes simplemente firman el contrato de arrendamiento otorgado por el propietario sin leerlo o negociar algunos de sus términos. Esto puede resultar muy desventajoso e incluso fatal para su empresa si no tiene cuidado.

A continuación, mencionaré algunas de las cuestiones más importantes que se deben tener en cuenta al elegir una ubicación y al negociar un contrato de arrendamiento.

Arrendamientos a corto plazo contra arrendamientos a largo plazo.

La duración de los contratos de arrendamiento varía enormemente; pueden ser tan cortos como de un mes o tan largos de hasta diez años.

La alternativa más simple y corta es el arrendamiento mes a mes. A menudo, estos arrendamientos a corto plazo ni siquiera se realizan en una escritura. Los arrendamientos orales son peligrosos porque conducen a disputas al no especificar los términos de la relación entre el propietario y el inquilino y los términos del uso que el arrendatario hace de la propiedad. Todos los contratos de arrendamiento deben ser escritos, incluso los contratos de mes a mes. El contrato de mes a mes le brinda al arrendatario flexibilidad y la opción de elegir otra ubicación o renegociar los términos, si es que acaso no funciona. A la inversa, el problema con los contratos de mes a mes es que someten al inquilino al aumento del alquiler e incluso al desalojo por capricho del propietario. Si va a invertir tiempo y dinero en la promoción de su negocio en un lugar determinado, los arrendamientos a corto plazo son muy riesgosos ya que gran parte de esta inversión puede perderse si el propietario decide desalojarlo. Un contrato de arrendamiento a largo plazo le ofrece la protección de que su inversión en tiempo y dinero no se perderá de esta manera.

Si las circunstancias lo permiten, algunas empresas intentarán firmar contratos de arrendamiento a largo plazo cuando el mercado de alquiler sea débil, lo que significa que las tarifas de alquiler son bajas y evitar la firma de dichos contratos cuando las tarifas son altas. En el centro de San Francisco, por ejemplo, las tarifas para oficinas comerciales de alta gama pueden variar de 2 a 5 dólares por pie cuadrado, dependiendo del mercado de alquiler actual.

Renovaciones y señalización.

Un elemento que también está sujeto a negociación en un contrato de arrendamiento es quién cubrirá todas las modificaciones necesarias del espacio de alquiler. Si el espacio que está rentando requerirá una renovación, entonces puede intentar que el propietario cubra algunos o todos estos costos. En cualquier caso, el contrato de arrendamiento debe indicar qué mejoras debe permitir el propietario y quién pagará por las mejoras. Si tiene la intención de realizar mejoras en el espacio, es mejor contar con el permiso por escrito del propietario en el contrato de arrendamiento.

Otro tema relacionado es cual señalización permitirá el propietario. Una vez más, la necesidad de carteles para su empresa puede variar mucho según el tipo de empresa involucrada. Asegúrese de que el contrato de arrendamiento establezca su derecho a publicar cualquier señalización que necesite para su negocio. Es una buena idea especificar el tamaño permitido e incluso incluir un dibujo o una representación como una exposición para evitar cualquier disputa posterior sobre lo que está permitido.

Opción para renovar o ampliar.

Otro elemento a negociar es, si el contrato de arrendamiento incluye una opción para que el inquilino renueve dicho contrato y en qué términos. Si existe la posibilidad de que se esté expandiendo el negocio, también puede querer negociar una opción para arrendar cualquier espacio adyacente o adicional en el edificio. Muchas veces, un propietario acepta prometerle un "derecho de venta".

Requerimiento de Seguro.

Casi siempre es requerido por los propietarios que los inquilinos tengan un seguro de responsabilidad civil, es decir, un seguro para cubrir las lesiones sufridas por los clientes y otros visitantes en las instalaciones. Pero la cantidad es negociable. Por lo general, usted querrá tener un seguro que proteja su negocio y el propietario se puede agregar como un "asegurado adicional" sin costo adicional.

Usos aceptables de la propiedad.

El contrato de arrendamiento estándar debe establecer los usos aceptados que se pueden hacer del espacio de alquiler. Esto debe permitir claramente todas las actividades requeridas de su negocio y las que puedan ser necesarias en un futuro previsible. Una pregunta preliminar es si las leyes de zonificación permiten su negocio en esta ubicación y esto, por supuesto, debe determinarse al inicio. Pero también debe hacer que el lenguaje del contrato de arrendamiento correspondiente a los usos permitidos de los locales sea lo más amplio posible.

Subarrendar.

El contrato de arrendamiento del propietario estándar restringe la capacidad del arrendatario para subarrendar espacio. Si tiene la intención de subarrendar parte de su espacio de alquiler, debe hacerlo explícito en el contrato de arrendamiento. Debe intentar negociar un lenguaje que elimine todas las restricciones del derecho de subarrendar el espacio. Como mínimo, el derecho de un propietario a rechazar sus subarrendantes debe estar limitado por una cláusula que establezca que la aprobación de los subarrendantes "no debe ser retenida injustificadamente".

Cláusulas de Arbitraje.

Recomiendo que incluya una cláusula de arbitraje en su contrato de arrendamiento. Si tiene una disputa con el propietario, lo último que desea es un caso judicial largo y costoso. El arbitraje es un procedimiento mediante el cual un árbitro que actúa como juez resuelve los conflictos fuera del tribunal. Esto suele ser más rápido, más barato y menos estresante que un caso judicial. El contrato de arrendamiento debe exigir que las disputas se resuelvan mediante arbitraje con un árbitro seleccionado por la Asociación Americana de Arbitraje u organización similar.

Conclusión.

La mayoría de los dueños de negocios a menudo se desgastan tanto en la preparación para abrir un negocio que ignoran los detalles de su contrato de arrendamiento. A menudo, se sienten impotentes para tratar de negociar el contrato de arrendamiento estándar de su propietario. No dude en afirmar sus intereses en sus tratos, usted es su propietario, desde el principio. Conocer los términos de arrendamiento clave y su importancia para su negocio es el primer paso para obtener el tipo de disposiciones de arrendamiento que ayudarán, no inhibirán, el éxito de su negocio.

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CHRISTOPHER A. KEROSKY del bufete de KEROSKY PURVES & BOGUE ha ejercido de abogado desde 1984.   Graduó de la Universidad de California, Berkeley,, escuela de Leyes, y fué un abogado para el Ministerio de Justicia de los Estados Unidos en Washington D.C.  www.KPBLawyers.com

AVISO: Este artículo no tiene la intención de ser un substituo para consejo legal.  Recomendamos que, si necesita consejo legal, debe conseguir consejo legal competente específico a su caso.

Una Guia Para Abrir Un Negocio.Parte 4: los permisos necesarios para abrir su negocio.

Una Guia Para Abrir Un Negocio.Parte 4

En enero, comencé a publicar una serie de artículos sobre el proceso de iniciar y administrar un negocio en California. El objetivo es proporcionar al lector una guía paso a paso a través de las tareas principales necesarias para registrar legalmente su negocio y comenzar las operaciones en este estado.

Aquí está el Cuarto Paso para obtener los permisos necesarios para abrir su negocio.

California requiere una gran cantidad de diferentes permisos para quienes hacen negocios en el estado. Muchos nuevos propietarios de negocios se enfrentan a una amplia gama de licencias, permisos y regulaciones que pueden ser intimidantes y confusas para cualquiera. Pero hay recursos disponibles, especialmente en Internet, para ayudarlo a través de este proceso.

El permiso más común requerido es un permiso de vendedor, obtenido de la California Board of Equalization (BOE). Este permiso le permite realizar ventas de bienes en el estado y requiere que su empresa recaude los impuestos sobre las ventas de los clientes para cubrir cualquier impuesto sobre dichas ventas que se le deba al estado. Los impuestos se pagan anual, trimestral o mensualmente, según el volumen de ventas del negocio. Si vende bienes al público, necesitará un permiso de vendedor, ya sea que esos bienes estén sujetos o no a impuestos. Esto incluiría cualquier tienda de comestibles, tiendas por departamento, tiendas de regalos, tiendas de conveniencia, tiendas de cualquier tipo con productos para la venta. También incluye ventas en línea ubicadas en California.

Por otro lado, la prestación de servicios no está sujeta a impuestos en California, por lo tanto, las empresas que solo brindan servicios no están obligadas a obtener un permiso de vendedor. Esto incluye a la mayoría de las oficinas de arquitectos, ingenieros, abogados, médicos, reparadores de computadoras, etc. Las empresas de construcción que realmente venden productos como muebles personalizados, ventanas y puertas deben cobrar un impuesto a las ventas.

Una persona puede obtener un permiso de vendedor sometiendo la solicitud apropiada al Board of Equalization.  Propietarios Únicos y Sociedades deben usar el Formulario BOE-400-MIP; Sociedades de Responsabilidad Limitada y Sociedades Anónimas deben usar Formulario BOE-400-MCO.  Se puede usar una sola solicitud para obtener el permiso de vendedor de todas las sucursales adonde venda mercancía.

Muchas empresas requieren permisos adicionales del estado. Por ejemplo, el estado de California regula muchas empresas. Obviamente, muchas prestaciones de servicios como médicos, enfermeras, fisioterapeutas, abogados, ingenieros, arquitectos y constructores son ocupaciones con licencia que requieren ciertas calificaciones y generalmente pasan un examen para obtener esa licencia. Otros ejemplos de empresas que requieren permisos estatales son bares y clubes nocturnos, talleres de reparación de automóviles, cerrajeros y empresas de gestión de residuos. El gobierno federal requiere permisos para cosas tales como operar una compañía de camiones, operar una estación de radio o televisión, preparación de alimentos, alcohol o medicinas, o fabricación y venta armas de fuego.

Los gobiernos locales a menudo regulan las empresas también. Las leyes de zonificación de la ciudad dictan qué actividades están permitidas en ubicaciones particulares. Si su tipo de negocio no es consistente con la zonificación de la ubicación, deberá obtener un permiso conocido como permiso de uso condicional o se le otorgará una variación que le permita estar exento de las reglas de zonificación. Debe comunicarse con el departamento de planificación de su ciudad o condado para determinar si su negocio cumple con la zonificación local.

Hay un sitio web en California que proporciona una lista completa de todos los requisitos gubernamentales para negocios específicos. Este sitio es un buen punto de partida para que cualquier empresa determine qué permisos y licencias son necesarios para su tipo de empresa. Él sitio es www.calgold.ca.gov.

Si está considerando comenzar un negocio, le aconsejo que vaya a este sitio, ingrese su tipo de negocio y ubicación, encontrará una lista (a menudo muy larga) de las licencias y permisos que necesitará del gobierno federal, estatal y del gobierno local. Los requisitos burocráticos pueden ser de alguna manera abrumadores, pero con cierta persistencia, se pueden lograr.

Aquí hay algunos ejemplos de los permisos necesarios y dónde obtenerlos en el Condado de Sonoma:

Permisos de inspección y alteración de las instalaciones: Permisos para modificar el espacio físico de su negocio, debe hablar con el Department of Building Inspection.

Declaración de Propiedad del Negocio: Puede ser necesario que un negocio sea requerido de reportar cualquier equipo, elementos de instalación, materiales y mejoramiento del arrendamiento hechos para el uso del negocio, basado en el costo y/o valor, debe hablar con el County of Sonoma Assessors Office.

Registro de Impuesto sobre Negocio: Todos los negocios tienen que registrarse para un Certificado de Registro de Impuesto sobre negocio, para esto debe hablar con el County of Sonoma Treasurer Tax Collector.

Nombre de Negocio Ficticio: Tiene que presentar un nombre de negocio ficticio, a no ser que va a utilizar su nombre propio para el negocio, debe hablar con el County Clerk's Office, Treasurer-Tax Collector.

Permiso del Departamento de Bomberos:  Para asambleas públicas, garajes, almacenamiento, estaciones de gasolina, teatros, gases o sustancias químicas peligrosas, debe hablar con County of Sonoma Fire Department.

Zonificación y Planeación: Se tiene que checar la ubicación de su negocio para determinar si la zonificación para su tipo de negocio es permitida.  También aplica a negocios operando dentro de una residencia, debe hablar con County of Sonoma Planning and Zoning.

Formulario de Registro para Empleadores: Exigido para presentar un formulario de registro dentro de 15 días después de pagar $100.00 o más en sueldos a uno o más empleados.  Para satisfacer este requisito, no hay distinción entre empleados de jornada completa o media jornada, o empleados temporales o permanentes.  Debe hablar con State Employment Development Department Employment Tax Customer Service Office.

Leyes de salarios / horas: Las empresas con empleados deben cumplir con las leyes que establecen estándares mínimos de salarios, horarios y condiciones de trabajo; comuníquese con el State Department of Industrial Relations Labor Standards Enforcement.

Información sobre Compensación al Trabajador: Empresas con empleados deben mantener la cobertura del Seguro de Compensación de los Trabajadores ya sea por cuenta propia o por medio de una aseguradora, o el Fondo Estatal de Seguros de Compensación de los Trabajadores, comuníquese con el Department of Industrial Relations Division of Workers' Compensation.

UNA GUÍA PARA ABRIR UN NEGOCIO, Parte 1:Escoger el tipo de negocio

UNA GUÍA PARA ABRIR UN NEGOCIO, Parte 1

Por Christopher A. Kerosky, Esq.

Lo siguiente es una serie de artículos sobre el proceso de comenzar y manejar un negocio en el estado de California.  Está especialmente diseñada para el dueño de un negocio pequeño que no está familiarizado con las leyes y procedimientos de California.  Trataré de presentar una guía completa con todos los pasos necesarios para registrar su negocio legalmente y como comenzar operaciones en este estado.

 Primer Paso: Escoger el tipo de negocio apropiado y registrando su empresa.

Una de las decisiones más importantes y dificiles de hacer es determinar que forma legal apropiada tomará su negocio.  Existen cuatro formas legales básicas para establecer un negocio, y más adelante, hay una descripción de cada una.  Las cuatro formas incluyen, propietario único, sociedad, sociedad anónima y sociedad anónima de responsabilidad limitada (LLC).

Por lo general, la decisión de abrir un negocio debe hacerse con referencia a varios factores:  simplicidad y costo de organización; control y como hacer decisiones; impuestos; y responsabilidad para deudas y otros pasivos potenciales del negocio.  En otro artículo, trato en más detalla con las diferencias entre cada forma, pero por siguiente, describiré las diferencias básicas.

Un propietatrio único tiene la ventaja de sencillez, requiriendo menos registración y papeleo.  Además, con respeto a impuestos, se trata a los ingresos del negocio como ingresos individuales, que facilita la preparación de los formularios de impuestos.  Sin embargo, no hay protección de responsabilidad personal del propietario.  Se trata a las deudas del negocio como deudas del individuo, incluyendo responsabilidad a razón de accidente o herida.

Una sociedad tampoco requiere registración formal, o juntas y actas continuas, como es requirido para una sociedad anónima.  Sin embargo, aconsejo con certeza que haiga un acuerdo escrito entre los socios.  Como un propietario único, los ingresos de la sociedad no son imponibles con impuesto por separado.  Pero, como el propietario único, los socios no están protegidos de responsibilidad económico.  Ahora existen sociedades de responsabilidad limitada (LLPs) que sí proveen de protección limitada para responsabilidad económica, pero no tan extensivo como si fuera una sociedad anónima, o  una sociedad anónima con responsabilidad limitada (LLC).

Sociedades anónimas y sociedades  anónimas de responsabilidad limitada son muy semejantes.  Las dos requieren documentos empresarios, por lo general preparado por un abogado.  Las dos requieren registración con el estado como es describido abajo.

Con las sociedades anónimas, se tiene que mantener ciertos documentos legales continuamente, como las actas de las juntas de accionistas, y expedientes de transacciones de acciones.  La formación de una sociedad S requiere que se presente formularios adicionales con el IRS.  Con LLCs, el mantenimiento de documentos no es tan exigente.

Con LLCs y sociedades S (usado por casi todos los negocios pequeños), se trata a ingresos como ingresos de los accionistas, igual que un priopietario único.  Con sociedades C, que son más grandes, para propósito de impuestos los ingresos del negocio no son tratados como ingresos de una persona en particular.  Solamente dividendos pagados a accionistas (o sueldos pagados a empleados) son tratados como ingresos.  Bajo ciertas circunstancias, en el caso de pago de dividendos, puede someter a la compañía a impuestos dobles.

Una de las ventajas principales de LLCs y sociedades S, es que las deudas del negocio no son tratadas como deudas de los socios particulares.  Una sociedad anónima puede entrar en quiebra, aún cuando los accionistas se mantienen solventes.  Lo más importante es que los accionistas están protegidos de la responsabilidad de la sociedad anónima, siempre y al cabo que se sigan las formalidades corporativas.

Ya que ha decidido que forma de negocio va a usar para su compañía, puede ser necesario registrar su negocio con el estado de California.  Sociedades anónimas o LLCs tienen que presentar ciertos papeles especiales de registración con el secretario del estado de California.  Para sociedades anónimas los papeles necesarios se llaman Estatutos de una Sociedad Comercial.  Sociedades de responsabilidad limitada presentan el formulario de Registración de una Sociedad de Responsabilidad Limitada.

El secretarío del estado tiene que aprobar cualquier nombre sometido antes de poder registralo.  El criterio principal que aplica la oficina del secretario es asegurar que su nombre propuesto no ha sido usado por otra persona jurídica del mismo tipo.  Una entidad económica en California, no puede usar un nombre que haya sido registrado a otra entidad económica del mismo tipo que ya existe.  Antes de presentar los documentos de registración con el secretario del estado, vale la pena checar sus nombres potenciales para determinar si están disponibles.  Si lo están, usted pueder reservar uno de los nombres de inmediato.  Lo puede hacer iendo personalmente a la oficina del secretario del estado, o llamar a los números telefónicos o sitios en la red describido más adelante.

Oficinas del Secretario del Estado de California

Número telefónico para checar nombres existentes 916-653-6814

En el internet al www.ss.ca.gov. 

Oficina Principal de Sacramento

1500 11^th Street

Sacramento, CA 95814

(916) 657-5448

Sucursal de Los Angeles

300 S. Spring Street, Room 12513

Los Angeles, CA 90013

(213) 897-3062

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CHRISTOPHER A. KEROSKY del bufete de abogados KEROSKY, PURVES & BOGUE, ha practicado la abogacía por mas de 25 años y ha sido reconocido como uno de los mejores abogados en migración en el norte de California por 9 años por la revista “Super Lawyers”. Graduado de la facultad de derecho de la Universidad de Berkeley, también trabajó con el Departamento de Justica en Washington D.C.

ADVERTENSIA: El artículo anterior que trata temas legales, no pretende ser sustituto de asesoramiento legal, le recomendamos que obtenga asesoramiento legal competente para su caso específico.